Einer der einschüchterndsten Aspekte bei der Gründung eines Solo-Beratungsunternehmens ist die Frage, wie man die Compliance handhabt. Berater, die als Angestellte in einem größeren Unternehmen tätig sind, sind möglicherweise mit einigen der Regeln zur Einhaltung staatlicher oder bundesstaatlicher Wertpapiervorschriften aus der Perspektive eines einzelnen Beraters vertraut, handhaben die Einhaltung jedoch für ein ganzes Unternehmen – selbst wenn dies der Fall ist nur 1 Mitarbeiter – bringt eine ganze Reihe zusätzlicher Verantwortlichkeiten mit sich, die es zu beachten gilt. Das Erstellen eines Compliance-Kalenders für eine Solo-RIA kann dabei helfen, Compliance-Aufgaben, Anforderungen und Fristen zu systematisieren und zu verwalten.
Die North American Securities Adminstrators Affiliation (NASAA) veröffentlicht Modellregeln für Anlageberater, auf denen viele Staaten ihre eigenen Anforderungen basieren und die einen allgemeinen Eindruck von den Arten von Aufgaben geben können, die RIAs in den jährlichen Compliance-Kalender einbauen können (mit der Einschränkung, dass spezifische Compliance-Anforderungen für RIAs variieren auf staatlicher Ebene, wo die meisten Einzelberater registriert sind).
Die erste Kategorie von Aufgaben, die Beratungsunternehmen bewältigen müssen, umfasst die jährliche Erneuerung ihrer Registrierung bei den jeweiligen Staaten, in denen sie geschäftlich tätig sind, was in der Regel die Einreichung ausgewählter Dokumente (z. und Einreichung einer jährlichen Verlängerungsgebühr gegen Ende des Jahres. Nach Jahresende haben Firmen in der Regel bis zum 31. März Zeit, um eine jährliche Änderung ihres ADV-Formulars Teil 1 und Teil 2A/2B einzureichen, und bis zum 30. April, um ihren Kunden eine Kopie ihres aktualisierten ADV-Formulars anzubieten.
Zweitens müssen Firmen im Allgemeinen eine Reihe schriftlicher Richtlinien und Verfahren annehmen und umsetzen, die die Handlungen der Firma in Bereichen wie Stimmrechtsvertretung, Cybersicherheit, persönliche Geschäfte der Mitarbeiter der Firma, wesentliche nichtöffentliche Informationen und den Enterprise-Continuity-Plan der Firma regeln. Feste Richtlinien und Verfahren in jedem dieser Bereiche müssen jährlich überprüft und aktualisiert werden; Da jedoch jedes dieser Themen so weitreichend sein kann, sollten Einzelberater erwägen, jedes Thema jedes Jahr zu einem anderen Zeitpunkt separat anzugehen (z. B. 1 Hauptbereich professional Quartal).
Drittens verlangen die Aufsichtsbehörden, dass RIAs umfangreiche Bücher und Aufzeichnungen über die Geschäfts- und Beratungspraktiken der Firma führen, einschließlich Geschäfts- und Finanzunterlagen (wie Kontoauszüge und Rechnungen), kundenbezogene Dokumente (wie schriftliche Kundenmitteilungen, Kundenvereinbarungen und schriftliche Informationen, die die Grundlage für Empfehlungen des Beraters bilden), Anzeigen (einschließlich Publication, Blogs und Posts in sozialen Medien) und schriftliche Kopien der Richtlinien und Verfahren des Unternehmens (einschließlich Aufzeichnungen über Beteiligungen und Geschäfte in den eigenen persönlichen Konten des Beraters).
Wenn Sie all diese Informationen zusammenfügen, ist es möglich, einen Compliance-Kalender für Einzelberater zu erstellen, der jede erforderliche Aufgabe, ihre Häufigkeit und das jeweilige Fälligkeitsdatum berücksichtigt. Denn obwohl die meisten Compliance-Aufgaben (mit Ausnahme der jährlichen Registrierungserneuerung und der jährlichen ADV-Aktualisierungen) keine bestimmten Fälligkeitstermine im Laufe des Jahres haben, legen Sie ein Datum für jede zu erledigende Aufgabe fest – und blockieren Sie dafür eine bestimmte Zeit im Kalender des Beraters – dafür sorgen kann, dass es erledigt wird.
Letztendlich hilft ein Compliance-Kalender dabei, den Prozess des Compliance-Managements für eine Solo-RIA zu systematisieren, um den Überblick über alle Anforderungen des Unternehmens zu behalten, selbst wenn es andere Angelegenheiten wie kundenorientierte Arbeit gibt, die zu einem bestimmten Zeitpunkt dringender erscheinen können . Durch das Blockieren von Zeit für Compliance-Aufgaben – ungefähr 1 Stunde für monatliche Aufgaben, 4 Stunden für vierteljährliche Aufgaben und 8 Stunden für jährliche Aufgaben – können Solo-Berater ihr Compliance-Haus in Ordnung halten und haben dennoch Zeit, ihre Kunden effektiv zu betreuen!