Einer der einschüchterndsten Aspekte bei der Gründung eines Solo-Beratungsunternehmens ist die Frage, wie man die Compliance handhabt. Berater, die als Angestellte in einem größeren Unternehmen tätig sind, sind möglicherweise mit einigen der Regeln zur Einhaltung staatlicher oder bundesstaatlicher Wertpapiervorschriften aus der Perspektive eines einzelnen Beraters vertraut, handhaben die Einhaltung jedoch für ein ganzes Unternehmen – selbst wenn dies der Fall ist nur 1 Mitarbeiter – bringt eine ganze Reihe zusätzlicher Verantwortlichkeiten mit sich, die es zu beachten gilt. Glücklicherweise macht es die jährlich wiederkehrende Natur der laufenden RIA-Compliance-Aufgaben sehr förderlich, einen Compliance-Kalender für eine Solo-RIA zu erstellen (insbesondere, weil sie alles selbst verwalten müssen), der hilft, Compliance-Aufgaben, Anforderungen und Fristen zu systematisieren und zu verwalten, indem er sie bricht in diskrete Schritte aufteilen, die schrittweise im Laufe des Jahres abgeschlossen werden.
Eine gute Grundlage für die Erstellung eines jährlichen Compliance-Kalenders stammt von der North American Securities Adminstrators Affiliation (NASAA), die Modellregeln für Anlageberater veröffentlicht, auf denen viele Staaten ihre eigenen Anforderungen basieren, und die einen allgemeinen Überblick über die Arten von Aufgaben geben kann, die RIAs erfüllen können in ihren eigenen jährlichen Compliance-Kalender einbauen (mit der Einschränkung, dass die spezifischen Compliance-Anforderungen für RIAs auf Bundesstaatsebene variieren, wo die meisten Solo-Berater registriert sind).
Die erste Kategorie von Aufgaben, die Beratungsunternehmen bewältigen müssen, umfasst die jährliche Erneuerung ihrer Registrierung bei den jeweiligen Staaten, in denen sie geschäftlich tätig sind, was in der Regel die Einreichung ausgewählter Dokumente (z. und Einreichung einer jährlichen Verlängerungsgebühr gegen Ende des Jahres. Nach Jahresende haben Firmen in der Regel bis zum 31. März Zeit, um eine jährliche Änderung ihres ADV-Formulars Teil 1 und Teil 2A/2B einzureichen, und bis zum 30. April, um ihren Kunden eine Kopie ihres aktualisierten ADV-Formulars anzubieten.
Zweitens müssen Firmen im Allgemeinen eine Reihe schriftlicher Richtlinien und Verfahren annehmen und umsetzen, die die Handlungen der Firma in Bereichen wie Stimmrechtsvertretung, Cybersicherheit, persönliche Geschäfte der Mitarbeiter der Firma, wesentliche nichtöffentliche Informationen und den Enterprise-Continuity-Plan der Firma regeln. Feste Richtlinien und Verfahren in jedem dieser Bereiche müssen jährlich überprüft und aktualisiert werden; Da jedoch jedes dieser Themen so weitreichend sein kann, sollten Einzelberater erwägen, jedes Thema jedes Jahr zu einem anderen Zeitpunkt separat anzugehen (z. B. 1 Hauptbereich professional Quartal).
Drittens verlangen die Aufsichtsbehörden, dass RIAs umfangreiche Bücher und Aufzeichnungen über die Geschäfts- und Beratungspraktiken der Firma führen, einschließlich Geschäfts- und Finanzunterlagen (wie Kontoauszüge und Rechnungen), kundenbezogene Dokumente (wie schriftliche Kundenmitteilungen, Kundenvereinbarungen und schriftliche Informationen, die die Grundlage für Empfehlungen des Beraters bilden), Anzeigen (einschließlich E-newsletter, Blogs und Posts in sozialen Medien) und schriftliche Kopien der Richtlinien und Verfahren des Unternehmens (einschließlich Aufzeichnungen über Beteiligungen und Geschäfte in den eigenen persönlichen Konten des Beraters).
Wenn Sie all diese Informationen zusammenfügen, ist es möglich, einen Compliance-Kalender zu erstellen, der jede erforderliche Aufgabe, ihre Häufigkeit und das jeweilige Fälligkeitsdatum berücksichtigt. Denn obwohl die meisten Compliance-Aufgaben (mit Ausnahme der jährlichen Registrierungserneuerung und der jährlichen ADV-Aktualisierungen) keine bestimmten Fälligkeitstermine im Laufe des Jahres haben, legen Sie ein Datum für jede zu erledigende Aufgabe fest – und blockieren Sie dafür eine bestimmte Zeit im Kalender des Beraters – dafür sorgen kann, dass es erledigt wird. Dies kann besonders hilfreich für RIA-Gründer sein, die auch ihre eigenen Chief Compliance Officer sind und dennoch die Pflicht haben, sich selbst zu überwachen (und zu dokumentieren, dass sie dies tun).
Letztendlich ist der entscheidende Punkt, dass die Umwandlung einer Litanei von jährlichen RIA-Compliance-Aufgaben in einen Compliance-Kalender dazu beiträgt, den Prozess des Compliance-Managements (insbesondere für eine Solo-RIA) zu systematisieren, um alle Compliance-Anforderungen des Unternehmens auch dann im Griff zu behalten Es gibt andere Angelegenheiten wie die Arbeit mit Kundenkontakt, die zu einem bestimmten Zeitpunkt dringender erscheinen können. Denn sobald Compliance-Aufgaben auf Kalenderbasis in Zeitblöcken systematisiert sind – etwa 1 Stunde für monatliche Aufgaben, 4 Stunden für vierteljährliche Aufgaben und 8 Stunden für jährliche Aufgaben, zumindest für einen Einzelberater – ist es für die RIA machbar, ihre Compliance aufrechtzuerhalten Haus in Ordnung mit knapp 2 % ihrer jährlichen Arbeitszeit … die anderen 98 % ihrer Zeit bleiben, um ihre Kunden effektiv zu betreuen (und auch neue zu gewinnen!)!
